В помощь заказчику: как сделать обращение в ФБУ «УРАЛТЕСТ» максимально эффективным

В помощь заказчику: как сделать обращение в ФБУ «УРАЛТЕСТ» максимально эффективным

ФБУ «УРАЛТЕСТ» является одним из крупнейших государственных региональных центров стандартизации, метрологии и испытаний в России. Прейскурант на услуги учреждения содержит более 20000 позиций, а в год поверяется/калибруется/аттестуется около 450 тысяч средств измерений. Это представляет собой огромный объем информации по типам, модификациям и моделям приборов.

Миссией ФБУ «УРАЛТЕСТ» является клиентоориентированность, и для её реализации на сайте учреждения находится множество сервисов для заказчиков, в том числе и различные бланки для заполнения, и их наличие обусловлено в том числе и вышеуказанными обстоятельствами. Однако не всегда эти требования выполняются и в данной статье нам хотелось бы рассказать, как избежать ошибок при обращении за оказанием метрологических услуг. Представляем вашему вниманию топ-5 способов, позволяющих сделать коммуникацию максимально эффективной.

1. Заполнять все графы в заявке

Отдел по работе с клиентами назвал некорректное заполнение заявки на поверку/калибровку как наиболее частую причину, из-за которой затягиваются сроки оформления документов, и, соответственно, передача средств измерений в поверку. Если в подразделение поступила заявка произвольной формы или старого образца, заполнены не все поля или нет упоминания о том, что нужно провести работы на выезде или необходима срочность, то специалисты вынуждены обращаться к заказчикам и выяснять все недостающие подробности, а порой не сразу получается дозвониться до ответственного лица. Иногда встречается и такое, что в электронном письме находится только фотография прибора и вопрос, можно ли его поверить. Аналогичная ситуация возникает, когда оборудование доставлено транспортной компанией, но никакие документы к нему не приложены.

Чтобы оформить счет и договор, необходимо идентифицировать прибор, так как стоимость поверки зависит от конкретного типа или модели. В некоторых случаях может оказаться, что данное средство измерений отсутствует в прейскуранте учреждения, следовательно, нужен субподряд, что означает новую волну переговоров с заказчиком – согласен ли он привлечь к выполнению работ третью сторону.

Всех этих затруднений избежать очень просто: используйте заявку с сайта ФБУ «УРАЛТЕСТ» регулярно проверяйте её актуальность, заполняйте все поля, прикладывайте сопроводительные документы (заявку или уже выписанные счета) при отправке приборов транспортной компанией.

Пример идеально заполненной заявки

2. Сдавать средства измерений в соответствии с порядком, установленным Минпромторгом РФ

ФБУ «УРАЛТЕСТ», являясь государственным учреждением, строго соблюдает предписания нормативно-правовых актов. Так, на момент подготовки статьи сдача приборов в поверку регламентируется Приказом от 2 июля 2015 г. N 1815 «Об утверждении порядка проведения поверки средств измерений, требования к знаку поверки и содержанию свидетельства о поверке» Министерства промышленности и торговли РФ[1].

Согласно документу, средства измерений представляются на поверку чистыми, расконсервированными, с техническим описанием, руководством (инструкцией) по эксплуатации, методикой поверки, паспортом и свидетельством о последней поверке, а также необходимыми комплектующими устройствами. Приборы, используемые в агрессивных или специальных средах, должны быть обеззаражены, нейтрализованы, дезактивированы и принимаются только при наличии справки, подтверждающей выполнение владельцем оборудования необходимых мероприятий. К ним относятся дозаторы, кислородные манометры, расходомеры-пробоотборники.

Однако практически ежедневно в бюро приёмки приносят грязные средства измерений, без надлежащей упаковки, без сопроводительных документов, без справок, гарантирующих безопасность оказания метрологических услуг. Сотрудники отдела просто не имеют права принять такие приборы, поэтому планы заказчика вполне закономерно срываются – приходится переносить визит на другой день или, по возможности, выкручиваться на месте.

Отдельно хочется отметить, что если оборудование работает на автономных элементах питания, то и сдавать его нужно с работающими батарейками/заряженным аккумулятором. Без них его принять тоже нельзя, так как все тот же нормативный документ указывает, что средства измерений принимаются со всеми комплектующими. Элементы питания не нужны при наличии варианта работы от сети, но в этом случае необходимо приложить исправный сетевой адаптер. При комплектации прибора аккумулятором необходимо прикладывать зарядное устройство.

Поэтому перед сдачей средства измерений в ФБУ «УРАЛТЕСТ» рекомендуем проверить, все ли предписания Приказа Минпромторга РФ № 1815 выполнены.

3.      Вызывать курьера транспортной компании только при получении подтверждения о готовности средств измерений к отправке.

После оказания услуги заказчику приходит уведомление о результатах работ на электронную почту, указанную в заявке, но для отправки прибора транспортной компанией ФБУ «УРАЛТЕСТ» требуется доверительное письмо с указанием счетов, приборов, названия перевозчика и адреса доставки. Шаблон также находится на сайте ФБУ «УРАЛТЕСТ», и после заполнения документ нужно направить на электронную почту dostavka@uraltest.ru.

Обработка поступившей информации происходит в течение 1-2 рабочих дней, и на тот адрес, с которого пришло письмо, заказчику высылается извещение, что средство измерений готово к передаче представителям транспортной компании. Только на этом этапе можно заказывать забор груза.

Отметим, что оборудование передаётся курьеру строго по заполненной накладной, в которой должны быть указаны организация-получатель, его адрес, контактное лицо и телефон, а также номера счетов или номер контракта. Заказчик также может направить на вышеуказанную почту накладную, которая будет напечатана и отдана вместе с посылкой.

Отправка поверенных приборов заказчику происходит на основании доверительного письма и только после его обработки – следите за извещениями о готовности средств измерений к пересылке. Для ускорения процедуры можно заранее оформить доверительное письмо и приложить его вместе с заявкой, отправляя оборудование в ФБУ «УРАЛТЕСТ».

4. Знать реквизиты своей организации

К сожалению, часто встречается ситуация, когда клиент звонит в ФБУ «УРАЛТЕСТ» с целью уточнить информацию по своим приборам, но не может назвать ни номер счета, ни кода заказчика, ни ИНН организации – ничего, кроме названия предприятия. Но если у звонящего несколько средств измерений, то через специалиста отдела по работе с клиентами за месяц проходит информация более чем о 30 тысячах приборов. Конечно, физически невозможно помнить все эти данные. По названию фирмы тоже не всегда удаётся найти искомое, так как могут, например, звонить из филиала. Сотрудники подразделения в этом случае ничем не могут помочь, так как невозможно определить, на какой стадии оказания услуги находится прибор, если буквально не за что зацепиться в поиске информации.

Самое лучшее, что можно сделать: при обращении в ФБУ «УРАЛТЕСТ» сообщить код заказчика, номер счета или договора, по которым возникли вопросы.

5. Записываться на сдачу средств измерений через сайт и приезжать к назначенному времени.

Ежедневно в бюро приемки приходят около 100 человек. Быстро осуществить сдачу/получение средств измерений можно в том случае, если заблаговременно записаться на сайте ФБУ «УРАЛТЕСТ» и выбрать удобные для посещения дату и время. Если не запланировать визит заранее, то вполне реальна ситуация, что придётся довольно долго ждать обслуживания, так как приоритет имеют заказчики, пришедшие по записи, все остальные принимаются по остаточному принципу.

Ещё один нюанс связан с въездом на территорию. Поскольку парковка для клиентов имеет ограниченное число мест, важно, чтобы всем было максимально удобно. Код для въезда работает в соответствии с временем записи. То есть если заказчик запланировал визит в первой половине дня, то он сможет заехать на территорию с 7.30 до 12.00. Если запись назначена на послеобеденное время, то въезд возможен только с 12.30 до 16.00. Таким образом, если у вас запись на 14.00, то невозможно попасть на парковку в 11.00 – места приготовлены для тех, кто обслуживается с утра. Это обеспечивает реализацию принципа клиентоориентированности, чтобы каждый заказчик чувствовал себя комфортно при посещении ФБУ «УРАЛТЕСТ».

Пожалуйста, используйте электронную запись на сайте учреждения и приезжайте в соответствии с выбранным временем.

Вместо эпилога

Безусловным приоритетом для ФБУ «УРАЛТЕСТ» является удовлетворение потребностей государства, частного бизнеса и общества в качественных комплексных услугах в области обеспечения единства измерений, технического регулирования и стандартизации на региональном и федеральном уровне на основе неукоснительного соблюдения предписаний законодательства. Поэтому мы стремимся к улучшению качества обслуживания и повышению удовлетворенности клиентов. Следуйте информации, приведенной в статье, и получение метрологических услуг станет более комфортным и оперативным. Если же у вас есть предложения по улучшению работы учреждения, пожалуйста, их можно указать в специальной форме на сайте под названием «Отправьте нам сообщение».

[1] - Обращаем ваше внимание, что в связи с вступившими изменениями в федеральный закон 102-ФЗ, данный приказ утрачивает силу с 1 января 2021 года. Вместо него ожидается новый регламентирующий документ, о чем Росстандарт и его подведомственные учреждения сообщат дополнительно.